"Onze mail staat toch bij Microsoft, dus die is veilig?" Dat horen wij vaak van bedrijven die net naar Microsoft 365 zijn overgestapt. Het platform is betrouwbaar, maar dat is iets anders dan een back-up van uw eigen gegevens. Bij een fout, een aanval of een verwijderde mailbox merkt u dat verschil.
Wat Microsoft wel en niet regelt
Microsoft zorgt dat Microsoft 365 beschikbaar is en dat de datacenters werken. Voor uw gegevens geldt een gedeelde verantwoordelijkheid: de inhoud van uw mailboxen, OneDrive en SharePoint blijft van u, en u bent zelf verantwoordelijk voor het terugzetten ervan als er iets misgaat. Microsoft raadt zelf aan om een back-up van een andere partij te gebruiken.
Wat de prullenbak doet
Microsoft bewaart verwijderde mails en bestanden een beperkte tijd in een prullenbak, en die termijn verschilt per onderdeel, van enkele weken tot ongeveer drie maanden. Daarna zijn ze weg. Een prullenbak helpt bij een per ongeluk verwijderd bestand dat u meteen mist. Hij helpt niet als u pas na een half jaar merkt dat iets ontbreekt.
Waar het in de praktijk misgaat
- Een medewerker verwijdert een map of mailbox en niemand merkt het meteen.
- Een vertrokken medewerker wordt verwijderd, en daarmee ook de bijbehorende mail en bestanden.
- Ransomware of een foute synchronisatie versleutelt of overschrijft bestanden, ook in de cloud.
- Een account wordt gehackt en kwaadwillenden verwijderen opzettelijk gegevens.
- U moet gegevens van lang geleden terugvinden, bijvoorbeeld voor een klacht of een controle.
Wat een echte back-up toevoegt
Een goede back-up van Microsoft 365 maakt automatisch en onafhankelijk een kopie van uw mailboxen, OneDrive, SharePoint en Teams. Die kopie staat buiten uw eigen omgeving, zodat een fout of aanval in Microsoft 365 hem niet meeneemt. U kunt terug naar een moment in het verleden en losse items terugzetten, zoals één mail, één bestand of een hele mailbox, zonder alles terug te hoeven draaien.
Onze aanpak: Dropsuite
Voor de back-up van Microsoft 365 gebruiken wij Dropsuite. Het maakt dagelijks automatisch een back-up van uw mailboxen, OneDrive, SharePoint en Teams, en wij bewaken dat die back-ups goed verlopen. Heeft u iets nodig, dan zetten wij het voor u terug. Wij regelen dit samen met de inrichting en het beheer van uw Microsoft 365-omgeving, zodat u één partner heeft voor alles.
Waar u op let bij een Microsoft 365 back-up
- Welke onderdelen worden meegenomen: mail, OneDrive, SharePoint en Teams.
- Hoe vaak er een back-up wordt gemaakt en hoe lang die wordt bewaard.
- Waar de gegevens staan en wie erbij kan.
- Hoe u losse items terugzet, en wie dat voor u doet.
- Of iemand controleert dat de back-up ook echt werkt.
Lees meer over Microsoft 365 van Netron ICT en onze cloud back-up. Wilt u weten of uw Microsoft 365-omgeving goed is beschermd? Neem contact op, dan kijken wij mee.