Veel MKB-bedrijven stappen over naar Microsoft 365: mail, agenda, bestanden en samenwerken in Teams, vanaf elke plek. De licentie afsluiten is het makkelijke deel. Het verhuizen van uw bestaande mail en bestanden vraagt om voorbereiding. Dit stappenplan helpt u daarbij.
Stap 1: inventariseer wat u nu heeft
Maak een lijst van alle mailboxen, gedeelde mailboxen, mailgroepen, domeinnamen, agenda's en contactpersonen. Noteer waar uw bestanden staan: op een server, in een andere clouddienst of op losse laptops. En noteer welke apparaten en programma's mail ophalen, zoals telefoons, scanners en boekhoudpakketten. Zo ontdekt u vooraf wat niet vanzelf meeverhuist.
Stap 2: kies licenties en beveiliging
Kies per medewerker het passende pakket. Zet meteen meervoudige verificatie (MFA) aan voor alle accounts. Dat is de belangrijkste maatregel tegen gestolen wachtwoorden. Denk ook na over e-mailbeveiliging en apparaatbeheer, zodat uw gegevens ook veilig zijn als een laptop of telefoon verloren gaat.
Stap 3: bereid uw domein voor
Uw domeinnaam moet naar Microsoft 365 verwijzen. Dat gebeurt met DNS-instellingen (MX-, SPF-, DKIM- en Autodiscover-records). Verlaag vooraf de geldigheidsduur (TTL) van uw huidige records, zodat de overgang straks snel doorwerkt. Gaat dit fout, dan komt mail niet aan, dus laat dit door iemand doen die het vaker heeft gedaan.
Stap 4: migreer mail, agenda en contacten
Er zijn verschillende manieren om mailboxen te verhuizen. Welke past, hangt af van waar u vandaan komt en hoe groot uw organisatie is: van een directe overzetting van alle mail tegelijk tot stapsgewijs per groep medewerkers. Het doel is dat niemand mail kwijtraakt en dat medewerkers na de overgang met een vertrouwde inbox verder kunnen. Plan de omschakeling op een rustig moment, bijvoorbeeld buiten kantooruren.
Stap 5: verhuis uw bestanden
Bestanden gaan naar OneDrive (persoonlijk) en SharePoint of Teams (gedeeld). Neem de tijd om een heldere mapstructuur en rechten op te zetten. Alles in één grote map zetten is makkelijk, maar leidt later tot gedoe over wie waar bij mag.
Stap 6: regel een echte back-up
Microsoft 365 is geen back-up. Wat u verwijdert, kunt u maar beperkt terughalen. Zet daarom vanaf het begin een aparte back-up van uw Microsoft 365-gegevens op. Lees hier waarom de prullenbak geen back-up is.
Stap 7: test, train en rond af
Laat een paar medewerkers vooraf testen. Controleer of mobiele apparaten, handtekeningen, gedeelde mailboxen en koppelingen met andere programma's werken. Leg medewerkers kort uit wat er verandert. Pas na een geslaagde overgang zet u de oude omgeving uit.
De meest gemaakte fouten
- De omschakeling plannen zonder te testen, midden op een drukke werkdag.
- MFA en beveiliging "later" doen. Juist nu zijn de accounts nieuw en kwetsbaar.
- Vergeten dat scanners, apps en andere systemen mail via de oude server versturen.
- Geen back-up regelen, omdat Microsoft 365 "toch in de cloud staat".
- Medewerkers niet informeren, waardoor de eerste dag veel vragen oplevert.
Zelf doen of laten doen?
Bij een kleine organisatie met weinig mailboxen is zelf migreren mogelijk. Zodra er gedeelde mailboxen, meerdere domeinen of een bestaande server in het spel zijn, loont het om het door een ervaren partij te laten doen. Netron ICT helpt MKB-bedrijven in Twente en Overijssel met migreren en met het beheer daarna, zie Microsoft 365 en Werkplek Compleet. Wilt u weten wat voor u de beste route is? Plan een gratis ICT-scan.